Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Dokumentencloud.de UG (haftungsbeschränkt), Öwerhook 28, 46395 Bocholt, E-Mail: service@dokumentencloud.de

2. Grundsatz: Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Dokumente werden bereits in Ihrem Browser verschlüsselt, bevor sie übertragen werden. Wir als Betreiber können die Inhalte nicht lesen. Gespeichert werden ausschließlich verschlüsselte Daten auf Servern in Deutschland.

3. Verarbeitete Daten

Für Nutzerkonten: Name, dienstliche E-Mail-Adresse, Rolle, Zeitpunkte der Anmeldung. Für Freigaben: E-Mail-Adresse des Empfängers, Ablaufdatum, Zeitpunkte des Abrufs sowie gekürzte IP-Adressen (letzter Block entfernt) zu Nachweiszwecken. Für das Anfrageformular: die von Ihnen eingegebenen Angaben (z. B. Anrede, Name, Behörde/Firma, Abteilung, Anschrift, Telefon, E-Mail, Nachricht). Sie werden als Anfrage gespeichert, zur Erstellung eines Angebots verwendet und Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung an die angegebene Adresse.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Bereitstellung des Dienstes, Bearbeitung von Anfragen und Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Nachweis und Sicherheit der Übermittlung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Für Behörden als Kunden erfolgt die Verarbeitung im Auftrag nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

5. Cookies und lokale Speicherung

Wir verwenden ausschließlich technisch unbedingt erforderliche Cookies und Speicherfunktionen Ihres Browsers. Eine Einwilligung ist dafür nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich; deshalb zeigen wir kein Cookie-Banner. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies sowie Dienste von Drittanbietern (z. B. externe Schriften, Karten, Videos) werden nicht eingesetzt.
„AP_SESSION“: Sitzungs-Cookie für Anmeldung, Schutz der Formulare vor Missbrauch (CSRF) und den Empfängerzugang. Es wird beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers ungültig und spätestens nach 8 Stunden gelöscht.
„AP_TD_…“: nur für Masteradmins und nur, wenn bei der Anmeldung ausdrücklich „Diesem Gerät vertrauen“ gewählt wird. Speichert ein zufälliges Gerätekennzeichen, damit auf diesem Gerät kein Authenticator-Code abgefragt wird. Laufzeit höchstens 30 Tage, jederzeit unter „Mein Konto“ widerrufbar.
Lokaler Browserspeicher (IndexedDB/sessionStorage): hält während der Nutzung Ihren entsperrten Schlüssel bzw. den Schlüssel einer Freigabe ausschließlich auf Ihrem Gerät vor. Die Daten verlassen Ihr Gerät nicht und werden beim Abmelden gelöscht.
Rechtsgrundlage ist zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Bereitstellung des angeforderten Dienstes, Sicherheit).

6. Speicherdauer

Dokumente werden gelöscht, sobald der Nutzer sie löscht, eine eingestellte automatische Löschung greift oder das Kundenkonto aufgelöst wird. Protokolldaten werden nach Ablauf gesetzlicher Nachweispflichten gelöscht. Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt; Angebots- und Rechnungsdaten bewahren wir gemäß den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen auf.

7. Empfänger

Technische Dienstleister, die uns beim Betrieb der Server unterstützen, verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen ausschließlich in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Werbevideos auf dieser Website werden von unserem eigenen Server ausgeliefert – es werden keine Videoplattformen von Drittanbietern eingebunden.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Hinweis: Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung. Bitte im Masteradmin-Bereich unter „Einstellungen“ anpassen.